이번 글에서는 AI를 개인 업무 비서처럼 사용하는 방법! 을 주제로 이야기를 나눠 보려고 합니다.
하루가 시작되면 할 일이 한꺼번에 쏟아집니다.
메일을 확인하고, 오늘 해야 할 일을 정리하고, 회의 자료를 읽고, 보고서를 작성하고, 갑자기 들어온 요청까지 처리해야 하죠.
하나씩 보면 별것 아닌 것 같은데 이상하게 하루가 끝나면 정신없이 바빴던 기억만 남습니다.
그럴때 이런 생각이 듭니다.
“ 몸이 두 개였으면 좋겠다. ”
" 나도 비서가 있었으면 일이 좀 편해질까? "
AI를 잘 활용하면 모든 일을 대신해주는 만능 비서까지는 아니더라도, 꽤 쓸 만한 개인 업무 비서처럼 사용할 수 있습니다.
일정과 할 일을 정리하고, 긴 문서를 요약하고, 이메일 초안을 만들고, 회의 내용을 정리하고, 머릿속에 뒤죽박죽 섞여 있는 생각을 글로 정리하는 일까지 도와줄 수 있습니다.
중요한 것은 AI에게 무조건 일을 맡기는 것이 아닙니다.
내가 판단해야 하는 일과 AI에게 맡겨도 되는 일을 구분하는 것입니다.
AI를 개인 업무 비서처럼 활용하면 실제로 어떤 일을 줄일 수 있을까요?
“오늘 뭐 하지?”부터 AI에게 물어보세요
업무를 시작했는데 해야 할 일이 너무 많으면 어디부터 손대야 할지 막막할 때가 많죠.
이럴 때 AI를 개인 비서처럼 활용해볼 수 있습니다.
예를 들어 오늘 해야 할 일을 이렇게 적어봅니다.
- 오전 10시 회의
- 거래처 이메일 답변
- 지난주 판매 자료 정리
- 팀장님께 보고서 제출
- 오후 3시 고객 문의 확인
- 내일까지 발표 자료 준비
그냥 보면 전부 해야 할 일처럼 느껴집니다.
하지만 AI에게 이렇게 요청할 수 있습니다.
“아래는 오늘 해야 할 일이야. 긴급한 일과 중요한 일을 구분하고, 먼저 처리하면 좋은 순서대로 정리해줘. 각 업무에 예상 소요 시간을 적을 수 있는 형태로 만들어줘.”
그러면 단순한 할 일 목록이 오늘의 업무 계획표로 바뀔 수 있습니다.
실제 ChatGPT에게 요청하고 받은 결과물을 볼까요 ?
막막하던 하루 일정이 이렇게 정리되니 무엇부터 시작할지 한 눈에 쏙 들어오죠 ? ^^
여기서 한 가지 재미있는 점이 있습니다.
AI에게 일을 시킬 때 반드시 완성된 문장으로 말할 필요는 없습니다.
머릿속에 있는 내용을 그냥 적어도 된답니다.
“메일 답변해야 함. 회의 10시. 보고서 아직 안 씀. 판매 자료 정리해야 함. 발표 자료 내일까지.”
이렇게 적은 뒤
“이 내용을 보기 쉽게 정리해줘.”
라고 요청해도 됩니다.
AI는 뒤죽박죽 적힌 내용을 일정이나 할 일 목록으로 정리하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
우선순위를 정하는 데도 활용할 수 있습니다
해야 할 일이 많다고 해서 모두 똑같이 중요한 것은 아닙니다.
오늘 오후까지 제출해야 하는 보고서와 다음 주에 해도 되는 자료 정리를 같은 수준으로 취급할 필요는 없겠죠?
AI에게
“오늘 마감인 일, 다른 사람의 작업이 필요한 일, 시간이 오래 걸리는 일을 구분해서 우선순위를 정해줘.”
라고 요청해볼 수 있습니다.
그러면 내가 놓치고 있던 부분을 발견하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
다만 AI가 정해준 순서를 무조건 따라야 하는 것은 아닙니다.
내 업무 상황을 가장 잘 아는 사람은 결국 나이기 때문입니다.
AI가 “이 일을 먼저 하세요”라고 말해도 실제로는 팀장의 요청이 더 급할 수도 있고, 거래처와 연결된 업무를 먼저 처리해야 할 수도 있습니다.
그래서 AI의 역할은 결정을 대신하는 것보다는 판단하기 쉽게 정리해주는 것에 가깝다는 것을 항상 생각해야 합니다.
귀찮고 반복적인 일은 AI에게 먼저 맡겨보세요
업무에서 시간을 많이 잡아먹는 것은 꼭 어려운 일만은 아닙니다.
오히려 별로 어렵지 않은데 매일 반복해야 하는 일이 더 귀찮을 때가 많습니다.
비슷한 이메일을 계속 작성하거나, 긴 내용을 요약하거나, 회의 내용을 정리하거나, 메모를 보고 문서 형태로 바꾸는 일 등이 그렇습니다.
이런 작업은 AI를 활용하기 좋은 영역입니다.
이메일 초안 만들기
예를 들어 고객에게 배송 지연을 안내해야 한다고 해보겠습니다.
직접 작성하면 어떤 표현을 써야 할지 고민이 많아 첫 줄을 쓰는 것도 힘들 때가 많습니다.
그럴 때 AI에게 상황을 설명해보세요.
“배송이 하루 늦어진 고객에게 안내 이메일을 작성해줘. 고객에게 불편을 끼친 점에 대해 사과하고, 변명처럼 들리지 않게 작성해줘. 너무 딱딱하지 않으면서 정중한 말투로 부탁해.”
이렇게 하면 이메일의 초안을 빠르게 만들 수 있습니다.
그대로 보내면 될까요?
AI가 만든 문장을 꼼꼼히 읽어보고 실제 상황에 맞지 않는 부분을 고치면 됩니다.
AI는 초안을 만드는 역할을 하고, 최종적으로 보내는 것은 사람이 결정하는 것이니까요.
긴 문서도 요약할 수 있습니다
업무를 하다 보면 긴 자료를 읽어야 할 때가 있습니다.
그런데 20페이지짜리 문서를 읽고 나서도 “그래서 핵심이 뭐지?”라는 생각이 들 때가 있죠.
AI에게 문서를 제공할 수 있는 환경이라면 다음처럼 요청할 수 있습니다.
“이 문서의 핵심 내용을 5개로 정리해줘. 숫자나 중요한 조건은 빠뜨리지 말고, 마지막에는 내가 반드시 확인해야 할 내용을 따로 정리해줘.”
이렇게 하면 긴 자료를 읽기 전에 전체적인 내용을 파악하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
회의가 끝난 뒤에도 활용할 수 있습니다.
회의 내용을 AI에게 제공하고
“회의 내용을 핵심 내용, 결정된 사항, 추가로 해야 할 일, 담당자가 필요한 업무로 나눠줘.”
라고 요청하면 단순한 회의 기록이 실제 업무에 사용할 수 있는 형태로 바뀔 수 있습니다.
생각 정리에도 AI가 의외로 유용합니다
AI를 업무 비서라고 생각하면 어떤 것들이 떠오르시나요? 보통 문서 작성,일정 정리 같은 것만 떠올리기 쉽습니다.
하지만 생각을 정리하는 일에도 활용할 수 있습니다.
예를 들어 새로운 업무를 맡았는데 무엇부터 해야 할지 모르겠다면,
“새로운 프로젝트를 시작해야 하는데 해야 할 일을 모르겠어. 내가 적어놓은 내용을 보고 필요한 업무를 작은 단계로 나눠줘.”
라고 요청해볼 수 있습니다.
AI가 일을 대신하는 것이 아니라, 복잡한 일을 작은 조각으로 나눠주는 것입니다.
큰 일을 보면 부담스럽지만 작은 일로 나누면 “이것부터 하면 되겠네”라는 생각이 들 수 있습니다.
이게 생각보다 큰 차이를 만듭니다 !
AI를 ‘비서’로 만들려면 검토하는 습관이 필요합니다
여기까지 보면 AI가 정말 훌륭한 업무 비서처럼 느껴집니다.
그런데 한 가지 문제가 있습니다.
AI는 가끔 자신 있게 틀립니다.
이 부분을 절대 잊으면 안 됩니다.
예를 들어 AI가 만들어준 이메일에 실제로 존재하지 않는 날짜가 들어갈 수도 있고, 보고서 요약 과정에서 중요한 숫자가 빠질 수도 있습니다.
특정 회사의 정책이나 최신 가격, 법률, 계약 조건처럼 정확한 확인이 필요한 내용도 AI의 답변만 보고 판단해서는 안 됩니다.
그래서 AI를 개인 업무 비서처럼 사용할 때는 “AI에게 맡긴다”와 “AI가 결정한다”를 구분해야 합니다.
이 차이가 상당히 중요합니다.
AI에게 맡기기 좋은 일은 무엇일까요?
초안 작성, 요약, 분류, 정리, 아이디어 생성, 표현 수정, 반복적인 문서 작업 등이 대표적입니다.
반대로 최종 판단이 필요한 일은 사람이 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 AI가 계약서를 요약해줬다면 요약본만 믿고 계약을 결정하기보다는 원문을 확인해야 합니다.
AI가 업무 보고서를 작성했다면 숫자와 날짜를 다시 확인하는 것이 좋습니다.
고객에게 보낼 메시지를 만들었다면 실제 고객 상황과 맞는지도 살펴봐야 합니다.
재미있는 방법도 있습니다.
AI에게 결과물을 만든 다음 이렇게 요청해 보는 거죠.
“방금 작성한 내용에서 틀릴 가능성이 있는 부분을 찾아줘.”
또는
“이 문서를 실제 업무에 사용하기 전에 확인해야 할 내용을 알려줘.”
이렇게 하면 결과물을 한 번 더 점검하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
물론 이것 역시 AI의 검토 결과를 100% 믿으라는 뜻은 아닙니다.
AI가 만든 답변을 AI에게 검토시킨다고 해서 반드시 오류가 모두 사라지는 것은 아니기 때문입니다.
중요한 내용이라면 공식 자료나 실제 문서를 직접 확인해야 합니다.
개인정보도 조심해야 합니다
개인 업무 비서처럼 사용하다 보면 업무 자료를 그대로 AI에게 넣고 싶어질 수 있습니다.
하지만 이름, 전화번호, 주소, 계좌번호, 주민등록번호 같은 개인정보나 회사의 중요한 내부 자료는 함부로 입력하지 않는 것이 좋습니다.
필요하다면 개인정보를 가리고 내용을 단순화한 뒤 AI에게 질문하는 방법을 생각해볼 수 있습니다.
예를 들어 실제 고객 이름을 넣는 대신
“고객 A”
처럼 바꾸는 것입니다.
AI를 편리하게 사용하는 것도 중요하지만 안전하게 사용하는 것은 더 중요합니다.
AI 비서는 ‘대신 일하는 사람’이 아니라 ‘일을 정리해주는 도구’입니다 !
AI를 개인 업무 비서처럼 활용한다고 해서 아침에 출근하자마자 모든 일을 AI에게 던져놓고 손을 놓으라는 것이 아닙니다.
그렇게 하면 오히려 수습하기 어려운 문제가 생길 수 있습니다.
가장 현실적인 방법은 AI에게 초안과 정리를 맡기고, 사람은 판단과 확인에 집중하는 것입니다.
예를 들어 하루 업무를 이렇게 생각해볼 수 있습니다.
아침
“오늘 해야 할 일을 우선순위별로 정리해줘.”
↓
업무 중
“이 메모를 회의록 형태로 정리해줘.”
↓
문서 작성
“이 자료를 바탕으로 보고서 초안을 만들어줘.”
↓
이메일
“이 내용을 정중한 이메일로 바꿔줘.”
↓
퇴근 전
“오늘 처리한 업무를 바탕으로 업무일지를 정리해줘.”
이렇게 사용하면 AI가 하루 종일 옆에서 계속 일하는 비서처럼 느껴질 수도 있습니다.
물론 실제 비서처럼 모든 상황을 이해하거나 책임을 질 수 있는 것은 아닙니다.
그래서 가장 좋은 관계는 사람이 방향을 정하고 AI가 손발이 되어주는 것에 가깝습니다.
처음부터 거창하게 시작할 필요도 없습니다.
오늘 해야 할 일이 많다면 AI에게 우선순위를 정리해달라고 해보세요.
작성하기 귀찮은 이메일이 있다면 초안을 부탁해보세요.
긴 자료가 있다면 핵심 내용을 정리해달라고 해보세요.
그리고 결과를 직접 확인해보는 겁니다.
몇 번 사용하다 보면 자연스럽게 이런 생각이 들지도 모릅니다.
“이것도 AI에게 맡길 수 있겠는데?”
바로 그 순간부터 AI는 단순한 질문 답변 도구를 넘어 나의 업무 방식을 조금씩 바꿔주는 실전 도구가 됩니다.
결국 AI를 잘 활용하는 사람은 모든 일을 AI에게 맡기는 사람이 아닙니다.
내가 직접 해야 하는 일과 AI에게 맡겨도 되는 일을 구분할 줄 아는 사람입니다.
오늘 하루를 한번 떠올려보세요.
반복해서 작성한 문서는 몇 개였나요?
비슷한 이메일은 몇 통이나 보냈나요?
정리하는 데만 한참 걸린 자료는 없었나요?
그중 딱 ! 하나만 골라 AI에게 맡겨보는 것부터 시작해 보는건 어떨까요 ? ^^