아침에 출근해서 컴퓨터를 켭니다.
이메일을 확인하고, 어제 들어온 자료를 정리하고, 회의 내용을 옮겨 적고, 보고서를 작성합니다.
그런데 점심을 먹고 나서도 비슷한 일을 또 합니다.
오후가 되면 또 같은 작업을 반복하고요.
"내가 오늘 대체 무슨 일을 한 거지?"
분명 하루 종일 바쁘게 움직였는데 정작 중요한 업무는 제대로 하지 못한 것 같은 날이 있습니다.
이럴 때 한 번쯤 생각해볼 만한 방법이 ChatGPT 업무 자동화입니다.
업무 자동화라고 하면 복잡한 프로그램을 만들거나 어려운 코딩을 해야 할 것처럼 느껴질 수 있습니다.
하지만 꼭 그렇지는 않습니다.
아주 간단하게는 이메일 내용을 정리하거나, 긴 문서를 요약하거나, 반복해서 작성하는 문서의 초안을 만드는 것도 업무 자동화의 시작이라고 볼 수 있습니다.
ChatGPT를 잘 활용하면 사람이 직접 처음부터 끝까지 해야 했던 일을 여러 단계로 나누고, 그중 반복적인 부분을 AI에게 맡길 수 있습니다.
그렇다면 어떤 업무를 맡기는 게 좋을까요?
그리고 ChatGPT가 만들어준 결과를 그대로 믿어도 괜찮을까요?
생각보다 중요한 것은 "무엇을 자동화할까?"보다 "어디까지 AI에게 맡길까?"입니다.
1.매일 반복하는 일부터 AI에게 넘겨보세요
업무 자동화를 시작할 때 가장 쉬운 방법이 있습니다.
바로 매일 반복하는 일을 찾는 것입니다.
예를 들어 매일 비슷한 이메일을 작성한다고 생각해볼까요?
고객에게 배송 일정을 안내하거나, 회의 일정을 전달하거나, 자료를 보내면서 간단한 설명을 붙이는 일이 있을 수 있습니다.
내용은 조금씩 다르지만 문장 구조는 거의 비슷합니다.
이럴 때 ChatGPT에게 기본적인 상황을 알려주고 답변을 만들어달라고 할 수 있습니다.
예를 들어 이렇게 요청할 수 있습니다.
- 고객이 주문한 상품의 배송 일정을 문의했어요.
- 현재 배송 예정일은 8월 20일입니다.
- 고객에게 친절하게 안내하는 답변을 작성해주세요.
- 너무 딱딱하지 않게 작성하고 5문장 이내로 만들어주세요.
그러면 직접 문장을 하나하나 고민하는 대신 초안을 빠르게 만들 수 있습니다.
물론 여기서 끝내면 안 됩니다.
AI가 만든 답변을 사람이 확인해야 합니다.
날짜가 정확한지, 고객에게 전달하면 안 되는 내용이 들어가지는 않았는지 살펴봐야 합니다.
이 방식의 장점은 글을 쓰는 일을 없애는 것이 아니라 글을 처음부터 만드는 시간을 줄이는 것입니다.
회의록도 비슷합니다.
회의가 끝나면 누가 무슨 말을 했는지 기억하기도 어렵고, 메모를 다시 읽는 것도 귀찮습니다.
회의 내용을 정리한 메모가 있다면 ChatGPT에게 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
다음 회의 내용을 읽고 중요한 내용만 정리해주세요.
① 결정된 내용
② 담당자별 할 일
③ 마감일
④ 추가로 확인해야 할 내용으로 나눠주세요.
확실하지 않은 내용은 추측하지 말고 '확인 필요'라고 표시해주세요.
이렇게 하면 길게 적어놓은 메모를 다시 읽으며 중요한 내용을 찾는 수고를 줄일 수 있습니다.
문서 요약, 이메일 초안, 회의 내용 정리, 안내문 작성, 보고서 초안처럼 반복되는 언어 업무는 ChatGPT를 활용하기 좋은 분야입니다.
여기서 재미있는 점이 하나 있습니다.
업무 자동화는 거창하게 시작할 필요가 없습니다.
하루에 5분 걸리는 작업 하나를 줄이는 것도 자동화입니다.
"이걸 매일 왜 하고 있지?"
이런 생각이 드는 일이 있다면 바로 후보가 될 수 있습니다.
2.ChatGPT에게 일을 시킬 때는 '역할'과 '조건'을 알려주세요
ChatGPT를 사용했는데 결과가 마음에 들지 않는 경우가 있습니다.
"왜 이렇게 엉뚱하게 답하지?"
사실 ChatGPT가 무조건 잘못한 것은 아닐 수도 있습니다.
우리가 원하는 것을 너무 짧게 이야기했기 때문일 수도 있습니다.
사람에게 일을 부탁할 때도 마찬가지입니다.
친구에게 "보고서 써줘"라고 말하면 친구가 어떤 보고서를 원하는지 알 수 있을까요?
아마 여러 가지를 물어볼 겁니다.
"무슨 내용인데?"
"얼마나 길게 써?"
"누가 읽는 건데?"
"형식은 어떻게 해?"
ChatGPT도 비슷합니다.
업무 자동화를 제대로 활용하려면 AI에게 무엇을 해야 하는지뿐만 아니라 어떤 결과를 원하는지도 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어 단순하게
[ 보고서 작성해줘. ]
라고 하는 것보다,
회사 내부 회의 내용을 바탕으로 업무 보고서 초안을 작성해주세요.
[ 읽는 사람은 팀장입니다.
어려운 표현은 줄이고 핵심 내용이 한눈에 보이도록 작성해주세요.
구성은 '주요 업무 → 진행 결과 → 문제점 → 해결 방법 → 다음 계획' 순서로 만들어주세요.
확인되지 않은 내용은 임의로 추가하지 마세요. ]
라고 요청하는 편이 훨씬 좋습니다.
이렇게 역할, 목적, 대상, 형식, 조건을 알려주면 결과가 달라집니다.
어렵게 생각할 필요도 없습니다.
"누가 하는 일인지"
"무엇을 해야 하는지"
"누가 읽을 것인지"
"어떤 형태로 만들 것인지"
"주의해야 할 것은 무엇인지"
이 다섯 가지를 생각해보면 됩니다.
예를 들어 고객센터 업무라면 이렇게 만들 수 있습니다.
[ 당신은 고객 상담을 도와주는 업무 보조 AI입니다.
고객의 질문을 먼저 한 문장으로 정리해주세요.
그다음 고객이 이해하기 쉬운 답변을 작성해주세요.
어려운 전문용어는 사용하지 마세요.
확인되지 않은 정보는 만들어내지 마세요.
고객이 추가로 해야 할 일이 있다면 마지막에 알려주세요. ]
이런 기본 지침을 한 번 만들어두면 비슷한 업무에 계속 활용할 수 있습니다.
이게 중요한 이유가 있습니다.
업무 자동화를 할 때 가장 아까운 것이 같은 설명을 계속 반복하는 시간이기 때문입니다.
매번 "친절하게 써주세요", "짧게 써주세요", "어려운 말은 빼주세요"라고 입력하는 대신 기본 지침을 만들어 놓는 것이죠.
그러면 다음에는 실제 업무 내용만 넣으면 됩니다.
마치 새로운 직원을 채용해서 업무 방법을 알려주는 것과 비슷합니다.
처음에는 설명할 것이 많지만, 기본적인 방법을 정해두면 이후 작업이 훨씬 편해집니다.
3.AI에게 맡기고 사람은 마지막 확인을 하세요
그렇다면 ChatGPT에게 업무를 전부 맡겨도 될까요?
여기서는 잠깐 멈춰야 합니다.
절대 모든 것을 AI에게 맡길 필요는 없습니다.
오히려 좋은 업무 자동화는 사람과 AI가 역할을 나누는 방식에 가깝습니다.
예를 들어 보고서를 만든다고 해보겠습니다.
사람은 어떤 내용을 넣을지 결정합니다.
ChatGPT는 자료를 정리하고 초안을 만듭니다.
사람은 숫자와 사실관계를 확인합니다.
그다음 필요한 부분을 수정하고 최종 보고서를 완성합니다.
이렇게 하면 AI가 사람을 완전히 대신하지 않아도 업무 시간이 줄어듭니다.
특히 중요한 것은 검토 과정입니다.
ChatGPT는 매우 자연스러운 문장을 만들어냅니다.
그래서 오히려 조심해야 합니다.
문장이 자연스럽다고 해서 내용까지 항상 정확한 것은 아니기 때문이죠.
예를 들어 숫자 하나가 틀렸는데 문장 자체는 아주 그럴듯할 수 있습니다.
회사 매출 자료를 정리하는데 금액이 잘못되었다면 어떻게 될까요?
고객에게 잘못된 정보를 안내한다면요?
문서 하나의 작은 오류가 생각보다 큰 문제로 이어질 수도 있습니다.
그래서 중요한 업무에서는 AI가 만든 결과를 그대로 복사해서 사용하는 습관을 피하는 것이 좋습니다.
특히 다음과 같은 업무는 사람이 꼼꼼하게 확인해야 합니다.
- 금액이나 숫자가 들어가는 문서
- 계약이나 법률과 관련된 내용
- 고객에게 전달되는 중요한 정보
- 회사의 중요한 의사결정 자료
- 개인정보가 포함된 자료
- 외부에 공개되는 공식 문서
개인정보나 회사 내부 자료를 ChatGPT에 입력할 때도 주의해야 합니다.
회사에서 정한 보안 규칙이 있다면 반드시 먼저 확인해야 합니다.
업무 자동화에서 가장 중요한 것은 속도만이 아닙니다.
정확하게 처리하면서 시간을 줄이는 것이 진짜 목표라는걸 잊어서는 안됩니다.
그렇다면 실제로 어떻게 시작하면 좋을까요?
처음부터 어려운 자동화 프로그램을 만들 필요는 없습니다.
오늘 하루 동안 내가 한 일을 떠올려보세요.
이메일을 몇 번 작성했나요?
같은 자료를 몇 번 복사했나요?
회의 내용을 몇 번 정리했나요?
비슷한 문장을 몇 번 다시 작성했나요?
이 중에서 가장 귀찮은 작업 하나를 골라보세요.
그리고 그 작업을 세 부분으로 나눠보는 겁니다.
① 사람이 꼭 해야 하는 일
② ChatGPT에게 맡길 수 있는 일
③ AI가 만든 결과를 사람이 확인할 일
예를 들어 매일 업무 보고서를 작성한다면,
사람은 하루 동안 있었던 주요 업무를 기록합니다.
ChatGPT는 기록된 내용을 보고 보고서 초안을 만듭니다.
사람은 실제 업무 내용과 숫자를 확인하고 최종적으로 수정합니다.
이렇게만 해도 처음부터 보고서를 작성하는 것보다 부담이 줄어들 수 있습니다.
조금 더 익숙해지면 엑셀 업무에도 활용할 수 있습니다.
"이 데이터를 어떤 기준으로 분류하면 좋을까?"
"이 조건에 맞는 엑셀 함수를 알려줘."
"이 수식을 초보자도 이해할 수 있도록 설명해줘."
이런 식으로 질문하면서 단순 반복 작업을 줄이고, 필요한 작업 방법을 배울 수도 있습니다.
더 나아가 이메일, 문서 작성 프로그램, 엑셀 같은 다른 업무 도구와 자동화 서비스를 연결하면 더 복잡한 업무 흐름도 만들 수 있습니다.
하지만 이것 역시 순서는 같습니다.
작은 반복 업무 하나를 찾고 → ChatGPT에게 맡길 부분을 정하고 → 결과를 확인하고 → 조금씩 자동화 범위를 넓히는 것.
이게 가장 현실적인 방법입니다.
결국 ChatGPT 업무 자동화의 핵심은 "AI가 내 일을 전부 해준다"가 아닙니다.
오히려 반대에 가깝습니다.
사람이 직접 해야 할 중요한 판단은 사람이 하고, 반복적이고 시간이 많이 걸리는 작업을 AI가 도와주는 것입니다.
매일 30분씩 걸리던 문서 정리를 10분으로 줄일 수 있다면 어떨까요?
하루에 여러 번 작성하던 비슷한 이메일의 초안을 몇 초 만에 만들 수 있다면요?
회의가 끝난 뒤 한참 동안 회의록을 정리하는 대신 핵심 내용만 빠르게 확인할 수 있다면 어떨까요?
이런 작은 변화가 하나씩 쌓이면 업무 방식 자체가 달라질 수 있습니다.
ChatGPT는 단순히 질문에 답하는 AI가 아닙니다.
잘 활용하면 업무를 함께 처리하는 보조 도구가 될 수 있습니다.
처음부터 엄청난 무언가를 만들려고 하지 않아도 됩니다.
오늘 가장 귀찮았던 반복 업무 하나를 찾아보세요.
그리고 이렇게 질문해보면 어떨까요?
"이 일 중에서 ChatGPT에게 맡길 수 있는 부분은 무엇일까?"
어쩌면 생각보다 많은 일이 AI의 도움을 받을 수 있을지도 모릅니다.